Kirjoittaja: Shani Livson
Hiljattain jälleen voimaan tullut yleinen etätyösuositus asettaa suomalaiset jälleen hankalan paikan eteen. Vai asettaako? Joillekuille kevään kestänyt ja nyt jatkuva etätyöskentely tuntuu sopivan vallan mainiosti, kun taas toiset todella kärsivät vallitsevasta tilanteesta. Yhtenä selityksenä erilaisiin suhtautumistapoihimme saattaa hyvinkin olla motiiviemme, eli perustarpeidemme, erilaisuus
Käsittelen tässä etätyöskentelyä psykologian professori Steven Reissin tieteellisen motivaatioteorian viitekehyksestä käsin. Reissin teoria perustuu 16 elämän perustarpeeseen, motiiviin, jotka ohjaavat meitä jokaista kaikessa ajattelussamme ja tekemisessämme. Mitä paremmin saamme tyydytettyä nämä tarpeet, sitä energisempiä, onnellisempia ja tehokkaampia olemme. Kaikki 16 motiivialuetta vaikuttavat keskenään, mutta tähän tekstiin valitsin ne motiivit, joilla ajattelen olevan eniten vaikutuksia juuri etätyöhön.
Millaisia nämä vaikutukset siis ovat, ja ennen kaikkea, miten ihmisiä voitaisiin parhaiten tukea huomioiden heidän yksilölliset motiiviprofiilinsa?
” RMP ei ole kyky- ja osaamisprofiili eikä se mittaa käyttäytymistä vaan se mittaa perustarpeita ja kuvaa miksi ihminen käyttäytyy tietyllä tavalla. ”
Sosiaaliset kontaktit
Tämä motiivi selittää sosiaalisuuden ja muiden ihmisten läheisyyden tarvetta.
Henkilöt, joilla on vahva sosiaalisten kontaktien tarve, hakevat jatkuvasti kontaktia ja yhteyttä muihin ihmisiin, ja heille yksinolo voi olla jopa vaikeaa. Näitä henkilöitä innostaa uusiin ihmisiin tutustuminen – heille se on helppoa. Voidakseen hyvin ja ollakseen energisiä he tarvitsevat muiden ihmisten seuraa. Etätyö voi tästä näkökulmasta olla todella vaikeaa, kun päivittäiset kohtaamiset kahviautomaatilla ja lounastauoilla jäävät pakosta pois. Toisaalta, onko niiden pakko jäädä? Keväällä moni organisaatio lanseerasi virtuaaliset päiväkahvit ja lounastakin taidettiin monessa paikassa syödä virtuaalisesti yhdessä. Avun tarjoaa erilaiset etätapaamissovellukset.
Henkilöt, joilla on matala sosiaalisten kontaktien tarve ovat usein parhaimmillaan yksin tai pienessä porukassa. Tällaiset ihmiset viihtyvät paljon itsekseen ja ovat tehokkaimpia yksintyöskentelyssä. Tätä tarvetta ei kuitenkaan pidä sekoittaa sosiaalisuuteen. Nämä henkilöt voivat olla hyvinkin sosiaalisia, kun tilanne ja hetki on heille suotuisa. Vaikuttaisi siltä, että etätyö nimenomaan sopii henkilöille, joilla sosiaalisten kontaktien tarve on matala. On kuitenkin tärkeää huomioida, että myös matalatarpeiset henkilöt tarvitsevat silloin tällöin muiden seuraa ja tiimityöskentelyssä yhdessä tekeminen on ensiarvoisen tärkeää. Kun etätapaamissovelluksia käytetään tehokkaasti ja tarpeeseen (siis ei pakollisia tuntien mittaisia maratontapaamisia, vaan chat-toiminto ja tarpeen mukaan etätapaamisia), ne tukevat myös sosiaalisten kontaktien osalta matalatarpeisempia ihmisiä.
Uteliaisuus
Korkea tarve uteliaisuudelle tarkoittaa tarvetta tietää mahdollisimman paljon mahdollisimman monesta asiasta, tarvetta pohtia asioita syvällisesti ja tarvetta ymmärtää asiat perin pohjin. Henkilöt, joilla on voimakas uteliaisuusmotiivi haluavat myös keskustella asioista syvällisesti ja niinpä kokoukset tai palaverit saattavatkin venyä. Tällaiset henkilöt saattavat ajatella, että tärkeitä päätöksiä ei pidä tehdä liian nopeasti tai pintapuolisesti syventymättä asiaan kunnolla.
Etätyöskentely mahdollistaa korkean uteliaisuustarpeen omaavien henkilöiden syventymisen heitä kiinnostaviin asioihin: etätapaamisen aikana voidaan työstää yhteisiä dokumentteja ja tietoa voidaan hakea joustavasti esimerkiksi kukin eri lähteestä.
Henkilöt, joilla on matala tarve uteliaisuudelle haluavat puolestaan kokeilla asioita käytännössä. He oppivat parhaiten tekemällä ja kokeilemalla, he saattavat turhautua syvällisistä keskusteluista eivätkä juuri nauti teorioiden pohtimisesta. Työelämässä tämä siis näkyy siten, että asiat halutaan viedä mahdollisimman nopeasti käytäntöön. Etätyöskentely mahdollistaa sekä matalan että korkean uteliaisuuden tarpeen täyttymisen: sillä aikaa kun käynnissä olevassa etätapaamisessa uteliaat pohtivat asiaa eri näkökulmista ja etsivät lisää tietoa, voivat vähemmän uteliaat jo suunnitella käytännön toimenpiteitä ja osittain toteuttaakin niitä. Tärkeää tällaisessa työskentelytavassa on jälleen tehokas tiedonjako esimerkiksi yhteisen työtilan avulla ja lisäksi avoin kommunikaatio kullekin parhaiten sopivista työskentelytavoista. Kun kunkin tiimin jäsenen roolit ja toimintatavat ovat muiden tiedossa, yhteistyö on parhaimmillaan erittäin hedelmällistä.
Valta
Vallan tarve sisältää tarpeen ja halun vaikuttaa muihin, johtaa muita ja päättää asioista. Siihen liittyy myös halu neuvoa ja opettaa muita.
Vahvan tarpeen henkilöillä on tarve saada aikaan asioita, johtaa ja päättää, ottaa vastuuta ja kokea saavansa aikaan asioita. Kun vallan tarve on korkea, esimerkiksi erilaisten etätyösovellusten käytön opettaminen muille voi tukea erinomaisesti henkilön hyvinvointia. Tai henkilöt, joilla on vahva tarve vallalle, voivat ottaa vetovastuun yhteisten dokumenttien hallinnoimisesta ja projektien eteenpäin viemisestä. Yhteinen työtila mahdollistaa sen, että kaikki pysyvät kuitenkin mukana ja pääsevät seuraamaan jokaisen projektin etenemistä.
Vahvasti vaikuttamishaluiset henkilöt saattavat joskus ajautua tekemään todella paljon töitä. Henkilön voi olla vaikea antaa vastuuta ja delegoida asioita muille, jolloin oma työmäärä vain kasvaa. Tässäkin etätyöskentelyn avulla mahdollistama läpinäkyvyys voi olla avuksi: tehtäviä on helpompi antaa muille ja uskaltaa delegoida, kun asioiden edistymistä voi seurata jopa reaaliajassa.
Kun vallan tarve on matala, henkilö haluaa mieluummin noudattaa muiden antamia ohjeita, auttaa ja tukea muita. Tällaisille ihmisille sopii yleensä varsin hyvin se, että joku muu tekee päätökset. Matalan vallan tarpeen omaavat henkilöt voivatkin joskus vaikuttaa muiden silmissä hitailta ja saamattomilta. He saattavat tarvita selkeän “sykäyksen” päästäkseen alkuun työskentelyssä. Koska monissa organisaatioissa nyt suositaan itseohjautuvuutta, nämä henkilöt tarvitsevat siihen enemmän tukea.
Kunkin työtavan ja -panoksen tekeminen näkyväksi koko tiimille yhteisten työtilojen kautta voi hyödyttää myös tässä tilanteessa. Tarvittava kimmoke aloittaa työt voi löytyä yhdessä työstettävistä dokumenteista, etäsovelluksen mahdollistavasta kokouksesta tai vaikka jaetusta tehtävälistauksesta, johon on yhdessä kerätty suoritettavat työt ja niille tekijät. Päätöstä ei siis tarvitse tehdä itse tai yksin, se on tehty tiimissä tai muiden toimesta.
Riippumattomuus
Vahvan riippumattomuuden tarpeen omaavilla henkilöillä on halu olla vapaa ja pärjätä itse. Tiiviin yhteistyön tekeminen voi olla haastavaa ja nämä henkilöt ovatkin parhaimmillaan itsenäisessä työssä. Tämä ei tarkoita, etteivätkö he pystyisi toimimaan muiden kanssa ja tiimissä, mutta heillä pitää olla oma selkeä roolinsa ja tehtäväkenttänsä. Etätyöskentely soveltuukin mainiosti henkilöille, joilla on korkea riippumattomuuden tarve. Etätapaamisissa ja yhteisten työtilojen avulla voidaan sopia kullekin kuuluvat osakokonaisuudet jostakin suuremmasta projektista, ja kukin etenee itsenäisesti raportoiden sovitulla tavalla tai päivittäen yhteisesti päätetyn aikataulun mukaisesti jaettuja dokumentteja.
Matalan riippumattomuuden tarpeen osalta henkilöt ovat enemmän ryhmä- ja tiimisuuntautuneita. He arvostavat tiimityötä ja yhdessä muiden kanssa tekemistä. Ryhmästä saa voimaa. Voi olla niinkin, että tavoitteisiin pääseminen saattaa edellyttää yhdessä tekemistä. Onneksi tämäkin mahdollistuu kätevästi etätyöskentelyohjelmistojen avulla ja ad hoc-keskusteluita voidaan käydä hyvin pikaisella aikataululla chat-toimintoa hyväksi käyttäen.
Fyysinen aktiivisuus
Fyysinen aktiivisuus liittyy tarpeeseen olla liikkeellä ja olla hyväkuntoinen sekä vaikuttaa dynaamiselta. Kun fyysisen aktiivisuuden tarve on korkea, henkilö tarvitsee liikuntaa ja tuntee olonsa elinvoimaiseksi liikkuessaan ja käyttäessään lihaksiaan. Pitkät istumakokoukset, tietokoneen ääressä vietetyt tunnit ja paikallaan pysyminen voivat aiheuttaa näissä henkilöissä levottomuuden tunnetta.
Koska nykyajan tietotyöläisen pääasiallinen työväline on tietokone, on hyvä, että liikunnan ja fyysisen aktiivisuuden tarve voidaan täyttää niin, että työnteko mahdollistuu samalla. Sähköpöydät ja erilaiset aktiivituolit tarjoavat korkean fyysisen aktiivisuuden tarpeen omaaville henkilöille mahdollisuuden löydä kaksi kärpästä yhdellä iskulla. Seisomapöydän äärestä on helppo siirtyä hetkeksi sivummalle taukojumppaamaan tai säätää pöydän korkeutta seisomatasosta aktiivituolille sopivaksi ja päinvastoin. Lisäksi tiimi tai koko organisaatio voi järjestää säännöllisiä etätaukojumppatuokioita.
Heikko fyysisen aktiivisuuden tarve näkyy taipumuksena ja haluna ottaa rennosti. Henkilöt, joilla fyysisen aktiivisuuden tarve on matala, rentoutuvat ollessaan paikallaan. He nauttivat mukavista tuoleista ja saattavat jopa valita työtehtävät sen mukaan, ettei liika liikkuminen ole pakollista. Tällöin onkin tärkeää, että työpisteellä on käytössä erinomaisen mukava tuoli (keinutoiminto on pelkkää plussaa) ja että työpisteen ergonomiasta on huolehdittu mahdollisimman hyvin.
Perhe
Kun perhemotiivin tarve on vahva, perhe kulkee henkilön mukana myös ajatustasolla. Tarve hoivata ja huolehtia perheestä on vahva, henkilö myös mielellään puhuu perheestään muille. Poissaolo perheen luota voi olla vaikeaa, eivätkä työmatkat välttämättä sovi vahvan perhemotiivin omaaville henkilöille. Vapaa-aika pidetään mielellään erillään työajasta, eivätkä tällaiset henkilöt mielellään vastaile työsähköposteihin iltaisin tai viikonloppuisin. Se on perheen aikaa. Etätyöskentely kotoa käsin sopii mainiosti henkilöille, joiden perhemotiivin tarve on vahva. Toisaalta nimenomaan kotoa käsin työskentely voi tuntua siltä, että työt tulevat liikaa kodin ja yksityiselämän alueelle. Voikin olla tarpeen pystyä kotoa fyysisesti rajaamaan työskentelylle varattu alue ja pitää se mahdollisimman erillään vapaa-aikaan ja perhe-elämään liittyvästä alueesta. Erilaiset joustavat kalustusratkaisut mahdollistavat tällaisen tilojen muokkaamisen.
Kun henkilöllä on matala tarve perhemotiiville, ei se suinkaan tarkoita sitä, etteikö henkilö huolehtisi tai rakastaisi perhettään yhtä paljon kuin vahvan tarpeen omaava henkilö, vaan tapa, jolla hän se tekee, on erilainen. Henkilöt, joiden perhemotiivin tarve on matala, luottavat perheen pärjäämiseen, eikä kaikkien perheenjäsenten tarvitse esimerkiksi harrastaa yhdessä – perheen oma aikakaan ei ole niin ”pyhää”. Työasioita voi varsin hyvin sopivassa määrin hoitaa myös työajan ulkopuolella. Etätyöskentely mahdollistaa monelle entistä joustavamman omien töiden aikatauluttamisen, ja työskentelyä voi tarpeen mukaan jaksottaa itselle sopiviin aikoihin: jos työskentely iltaisin sopii omaan vuorokausirytmiin, etätyössä toimivien yhteyksien avulla se onnistuu. Toki jokaisen tiimiläisen on hyvä olla sovitusti tavoitettavissa vaikkapa yhteisen etäyhteyskanavan kautta. Jatkuva kotoa käsin työskentely voi käydä raskaaksi henkilölle, jolla on matala tarve perhemotiiville ja tällöin voikin olla hyvä, jos työnantajalla on tarjota jokin turvalliset olosuhteet huomioiva yhteiskäyttötila, johon työntekijät voivat halutessaan siirtyä kotoa etätyöhön. Töihin meneminen voi nimittäin olla henkilölle mieluisaa omaa aikaa.
Järjestys
Järjestyksen tarve liittyy sekä fyysiseen että aineettomaan ympäristöömme. Joillekin on tärkeää, että kaikelle on aikansa ja paikkansa, kun taas toiset viihtyvät hieman sekaisemmassa maailmassa.
Kun järjestyksen tarve on korkea, on tärkeää, että sekä fyysiset että virtuaaliset asiat pysyvät oikeilla paikoillaan, ja että järjestyksen ylläpitäminen on ylipäänsä mahdollista. Tällöin hyvin tärkeässä roolissa on esimerkiksi toimiva ja kaikkien noudattama tiedostojen nimeämiskäytäntö sekä järjestelmällinen arkistointitapa. On tärkeää voida luottaa siihen, että säilöön sijoitetut dokumentit löytyvät tietyillä hakukriteereillä juuri silloin kun niitä tarvitaan, ja yhtä tärkeää on myös se, että esimerkiksi yhdessä työstettävät dokumentit nimetään yhdenmukaisella tavalla. Tällainen toimintatapa hyödyttää paljon myös niitä henkilöitä, joiden järjestyksen tarve on matala: kukaan ei halua joutua etsimään tiedostoja tai tietoja yhtään kauempaa kuin on ehdottomasti tarpeen.
Kerääminen
Keräämisen tarve liittyy tavaroihin, mutta myös ajankäyttöön.
Vahva keräämisen tarve tarkoittaa pyrkimystä kerätä ja säästää asioita ja tavaroita. Useimmat vahvan keräämisen tarpeen omaavat henkilöt inhoavat tavaroiden pois heittämistä: rikkinäinen korjataan niin monta kertaa kuin vain mahdollista. Työyhteisössä tämä tarve on hyödyllinen, sillä joku aina huolehtii siitä, että asiat ja dokumentit pidetään tallessa. Ja vaikka paperiton toimisto onkin nykyään arkipäivää monessa organisaatiossa, voi olla, että korkean keräämisen tarpeen omaavat henkilöt tarvitsevat tehokkaaseen työskentelyynsä myös paperimuotoista materiaalia: jotakin, mihin voi tehdä omia muistiinpanoja ja minkä voi sitten konkreettisesti arkistoida, ja myös sähköisessä muodossa siten, että muutkin pääsevät tarvittaessa käsiksi dokumenttiin. Erilaiset sähköiset tiedonhallinnan ratkaisut mahdollistavat tiedon säilyttämisen juuri siinä muodossa, joka parhaiten palvelee kutakin organisaatiota ja tiimiä ja ihannetilanteessa ne ovat myös integroitavissa käytössä oleviin muihin järjestelmiin.
Kun keräämisen tarve on matala, mitään itselle tarpeetonta ei säilytetä, rikkinäiset tavarat heitetään pois ja jos tarvetta ilmenee, tilalle hankitaan uusia. Tällöin erityisen tärkeää olisikin huomioida, että paperit, laitteet ja kaikenlainen muu työtarvikkeisto on mahdollista hävittää tietoturvallisesti, ympäristöystävällisesti ja helposti.
Keräämisen tarve voidaan nähdä myös resurssien käyttönä tai jopa resurssien hukkaamisena, ja resurssina voidaan ajatella myös aikaa. Etätapaamisten ollessa uusi normaali olisikin tärkeää pyrkiä säilyttämään tasapaino myös ajankäytön suhteen: tapaamisten aikataulun olisi oltava järkevä, kokousten ei tulisi olla liian pitkiä eikä toisaalta liian lyhyitä, tauotus tulisi muistaa, ja lisäksi aikataulussa olisi tärkeää pysyä.
Etätyöskentelyn vaikutus organisaation toimintaan
Laajamittainen siirtyminen etätyöhön voi aiheuttaa monessa organisaatiossa epätoivon huudahduksia, mutta myös mielihyvän hykerryksiä. Olisi tärkeää olla tietoinen siitä, mikä kunkin yksittäisen työntekijän tarveprofiili on, tai vaihtoehtoisesti pyrkiä sopeuttamaan kunkin tiimin ja yhteisön toimintatavat sellaisiksi, että ne mahdollisimman hyvin tukevat eri motiivien molempien ääripäiden edustajia. Jotta tämä on mahdollista, motiiveista ja niiden vaikutuksista on ensin tultava tietoiseksi.
Miten selvittää, mikä meitä yksilöinä motivoi?
Reiss Motivaatioprofiili on moderniin motivaatioteoriaan perustuva tieteellinen ja luotettava itsearviointimenetelmä, joka antaa kattavan kuvan ihmisen yksilöllisestä motivaatio- ja perustarverakenteesta.
RMP ei ole kyky- ja osaamisprofiili eikä se mittaa käyttäytymistä vaan se mittaa perustarpeita ja kuvaa miksi ihminen käyttäytyy tietyllä tavalla.
Artikkelin kirjoittaja Shani Livson on johtamisen ja työhyvinvoinnin kouluttaja ja valmentaja, kätilö sekä sertifioitunut RMP-motivaatiovalmentaja. Alkuperäinen juttu on julkaistu Livsonin LinkedIn-tilillä 10/11/2020.